Cách in văn bản đơn giản cho công việc văn phòng nhàn tênh

Biết cách in văn bản cũng là một kỹ năng cần thiết đối với những người làm công việc liên quan đến hành chính, văn phòng… Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách để in các văn bản đúng, đẹp. Hơn thế, bạn còn có thể gặp lỗi khi không biết chỉnh sửa những thông số trên máy in. Vì vậy, trong bài viết này Nội thất Vito sẽ chia sẻ đến các bạn phương pháp để có thể in văn bản đúng cách.

Cách in văn bản dành cho Word

Để có một trang in đẹp, đạt tiêu chuẩn thì trước khi in bạn cần thực hiện những thao tác như căn chỉnh chữ có kích thước phù hợp, căn chỉnh lề, font chữ, kiểm tra chính tả, giãn cách dòng cách đoạn, căn chỉnh hình ảnh. Tất cả phải có bố cục hài hòa thì in văn bản sẽ đẹp mắt.

Sau khi hoàn thành những thao tác trên thì có thể bắt đầu in như sau.

Bước 1: Chọn File (tập tin) cần in, tiếp theo chọn Print (in). Có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + P.

Bước 2: Tùy vào nhu cầu sử dụng, bạn có thể điều chỉnh các thông số.

• Copies (bản sao): Số bản cần in
• Printer (máy in): Chọn máy in
• Print All Page (In tất cả các trang): Bạn cũng có thể chọn những trang cần in
• Print One Sided (in một mặt) : Số mặt được in trên giấy. Thường là in một mặt (Có thể nhấn vào để chọn in 2 mặt)
• Collated (đối chiếu): Thứ tự in các bản Copy
• Portrait Orientation (định hướng trang in) : Chọn hướng của trang in (Thường là in dọc)
• Letter (kiểu giấy): Kích thước giấy in (Thường là giấy A4)
• Normal Margins (lề bình thường): Khoảng cách lề giấy (Thường là mỗi chiều 1 Inch)
• 1 Page Per Sheet (1 trang mỗi tờ): Số trang trên một tờ giấy (Thường 1 trang Word/ 1 tờ giấy)

Sau khi đã điều chỉnh các thông số, cuối cùng là chọn Printer tiến hành in văn bản.

Cách in văn bản dành cho văn bản Excel

Khi in tài liệu Excel các bạn cũng cần kiểm tra các thông số để có được bản in đẹp và chuyên nghiệp. Cũng tương tư một vài thao tác trên Word như là font chữ, chính tả, căn chỉnh các kích thước chữ, màu của các ô, kẻ vạch cho các bảng, ô. 

Sau đó là bắt đầu in file Excel, bằng các thao tác sau:

Bước 1: Chọn File (tập tin), sau đó chọn Print (in). Bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + P.

Bước 2: Khi mở trang Print sẽ xuất hiện nhiều thông số khác nhau, người dùng có thể điều chỉnh theo ý muốn.

• Copies: Số bản cần in
• Printer: Chọn máy in
• Print Active Sheets: Chọn bảng cần in (Mặc định là bảng đang được mở)
• Collated: Thứ tự in của các trang Copy
• Portrait Orientation: Hướng của trang in (thường sẽ là ngang)
• A4: Kích thước của giấy in (thường là mẫu giấy A4)
• Normal Margins: Khoảng cách lề giấy (Mặc định mỗi chiều 1 Inch)
• No Scaling: Phóng to vừa giấy in ( thường là phần mềm sẽ không phóng)

Cuối cùng là chọn Printer để in file Excel

>> XEM THÊM: Lời khuyên hữu ích dành cho thực tập sinh – vượt qua kỳ thực tập nhẹ nhàng

Cách in văn bản dành cho văn bản PDF

Cách in file PDF trên Windows 10. Đầu tiên là chọn tài liệu cần in, sau đó vào Menu chọn Print. Khi đó, sẽ hiện dòng chữ “Microsoft Print to PDF”. Tiếp đến chọn Printer (máy in) và chọn nút Print (in).

Cách in PDF trên macOS, trên hệ điều hành Mac OS X cũng được tích hợp tính năng in file PDF. Để in file PDF thì bạn cần chọn Print trên bất kỳ ứng dụng nào. Bỏ qua danh sách máy in xuất hiện trên hộp thoại in và click vào PDF dưới hộp thoại in và chọn Save as PDF. Khi đó, Mac OS X sẽ lưu các tài liệu sang PDF. Cuối cùng là đặt tên file và chọn vị trí lưu.

In PDF trên Chrome OS, ở trình duyệt Chrome, click vào biểu tượng 3 dòng gạch ngang, sau đó chọn Print (in). Một trang mới xuất hiện bạn cần xem trước phần tài liệu bạn muốn in. Click vào Change (thay đổi) nằm ở dưới Destination và chọn Print to PDF (in file PDF) nằm phía dưới Local Destinations. Thay đổi những lựa chọn mà bạn muốn và click vào Save (lưu) để lưu file PDF của bạn. Cuối cùng là đặt tên cho file và vị trí lưu file.

Cách in văn bản PDF với Foxit Reader, đây là cách dùng phổ biến. Trước hết, bạn cần mở File PDF sẽ được in, có 3 cách để mở.  

• Chọn biểu tượng máy in trên thanh công cụ.
• Ấn tổ hợp phím Ctrl + P
• File -> Print

Khi đó, trang Print sẽ hiện ra với nhiều thông số khác nhau. Trong đó:

1.Name: Máy in được sử dụng

Mục Print as Grayscale: Lựa chọn file PDF không có sắc màu, in theo thang màu xám.

2.Copies: Số bản cần in

3.Print Range: Những trang sẽ in

Subset: Lựa chọn in theo trang chẵn/lẻ.

• Odd pages only  cho phép in những trang lẻ
• Even pages only cho phép chọn in những trang chẵn

4.Print Handling (xử lý trang in): Hình dạng văn bản bạn muốn in và lựa chọn hình dạng văn bản phù hợp. Thông thường sẽ hay chọn Scale > Fit to Printer Margins.

5.Auto-Rotate: Tự động xoay

6.Auto-Center: Tự động tập trung vào văn bản

Sau khi chọn xong các chế độ thì bạn nhấn OK để tiến hành in.

Kết luận

Phần hướng dẫn trên là một số kỹ năng quan trọng về cách in văn bản dành cho dân văn phòng. Ngoài ra, bạn cũng cần có không gian văn phòng rộng rãi để đặt máy in. Bạn có thể đến ngay Nội thất Vito để được đội ngũ kiến trúc sư hướng dẫn thiết kế văn phòng gọn gàng và thuận tiện nhất nhé!

Nội thất nhập khẩu Vito – Vươn tầm kiến trúc Việt!