Tại sao nên xây dựng văn phòng điện tử? Hướng dẫn xây dựng văn phòng 

Trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển, văn phòng điện tử ngày càng trở nên thịnh hành ở các doanh nghiệp lớn và nhỏ tại Việt Nam. Vậy lý do vì sao mô hình này lại được ưa chuộng nhiều như thế? Hãy tham khảo bài viết dưới đây của Nội Thất Vito để biết thêm thông tin nhé.

Đây là mô hình áp dụng công nghệ tân tiến, trang bị đầy đủ những phần mềm có tính năng quản lý hồ sơ, công việc, thông tin,… của công ty, nhằm phục vụ nhu cầu quản lý. Mẫu văn phòng này ngày càng phổ biến tại Việt Nam và giúp ích cho việc quản lý cũng như đánh giá hiệu quả công việc của nhiều doanh nghiệp.

Lợi thế khi sở hữu văn phòng điện tử

Là một kiểu văn phòng mới mẻ so với văn phòng truyền thống, bạn có thể tìm thấy những lợi thế mà các kiểu văn phòng khác không có được.

Môi trường làm việc hiện đại

Thay vì hàng ngày bạn phải làm việc với chồng tài liệu, sổ sách thì văn phòng điện tử sẽ tạo ra một môi trường làm việc được “số hóa”. Tất cả các thông tin, tài liệu hay mọi công việc đều được thực hiện và  được lưu trữ thông qua phương tiện điện tử. 

Nếu ở văn phòng truyền thống sử dụng máy tính cây, internet đường truyền thì ở hệ thống văn phòng mới sử dụng wifi hay 4G. Các công ty lắp đặt thiết bị công nghệ cao như: laptop, ipad, smartphone, camera, face ID, quét vân tay,… Ngoài ra, doanh nghiệp còn sử dụng các loại máy in, máy fax photocopy đều là những thiết bị tân tiến của khoa học kỹ thuật.

Tạo nên hệ thống quản lý chặt chẽ

Bằng việc sử dụng phần mềm, các lãnh đạo có thể quản lý nhân sự sát sao hơn, đồng thời dễ dàng phân công công việc cho nhân viên và quản lý tiến độ làm việc của họ. Nhờ đó, thời gian hoàn thành công việc được đảm bảo, góp phần nâng cao năng suất làm việc chung. Các thành viên trong công ty cũng có thể tiết kiệm thời gian tra cứu tài liệu, thông tin được lưu trữ trong phần mềm. Mô hình này giúp toàn bộ dữ liệu đã được đồng bộ hóa và chọn lọc để tránh bị trùng lặp.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Các văn phòng trước kia thường mất khoản tiền không nhỏ để mua giấy tờ, văn phòng phẩm, giấy in, mực in, công cụ lưu trữ hồ sơ,… Tuy nhiên, với văn phòng số hóa, các công việc, nghiệp vụ được giải quyết nhanh chóng trên nền tảng công nghệ thông tin. Điều này giúp công ty tiết kiệm tối đa chi phí, hạn chế các khoản không cần thiết, tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung.

Chính vì sử dụng máy móc hiện đại nên thời gian giải quyết, xử lý công việc được diễn ra nhanh chóng, từ đó tiết kiệm được thời gian làm việc.

Thúc đẩy doanh nghiệp thực hiện quy trình số hóa

Hiện nay công nghệ 4.0 diễn ra sôi nổi trên mọi lĩnh vực, việc ứng dụng công nghệ mới, tân tiến sẽ góp phần thúc đẩy doanh nghiệp thực hiện quá trình số hóa một cách toàn diện. Đặc biệt hệ thống có tính bảo mật cao tránh việc hacker có thể truy cập và đánh cắp dữ liệu. 

Tạo không gian làm việc thoải mái

Doanh nghiệp tạo ra  không gian thân thiện, để tăng cảm hứng làm việc, sáng tạo của nhân viên. Thiết kế vách ngăn bằng kính thay vì các tấm vách lớn, kiến cố giúp văn phòng thông thoáng, rộng rãi hơn. Hơn nữa, văn phòng mang nét trẻ trung năng động có sự cân đối hài hòa giữa các màu sắc, nội thất được bố trí độc đáo, dễ dàng di chuyển giữa các khu vực.

>> XEM THÊM: Combo phòng giám đốc Leto CB01 – Nội thất Vito có gì đặc biệt?

Cách chọn nội thất cho văn phòng điện tử

Thực chất, văn phòng số hóa là thuật ngữ chuyên môn để nói đến phần mềm tích hợp ứng dụng điều hành và quản lý. Bản chất của loại văn phòng này là công cụ và ứng dụng sẽ làm việc thay cho hàng đống giấy tờ truyền thống. Tuy nhiên, để có thể làm việc trên các ứng dụng thì bạn cũng cần trang bị máy móc, thiết bị điện tử và nội thất cho văn phòng.

Tùy vào diện tích của văn phòng mà bạn có thể lựa chọn nội thất phù hợp để phù hợp với từng phòng ban. Bạn có thể lắp đặt và trang trí văn phòng theo nhiều phong cách như hiện đại, Hi-tech, Eco,… Mỗi một công việc của một phòng ban lại cần các sản phẩm nội thất khác nhau như tủ, bàn, ghế,… Vì vậy, bạn cũng cần cân nhắc lựa chọn sản phẩm phù hợp với nhu cầu. Trong đó, một số sản phẩm mà bạn cần trang bị bao gồm:

• Thiết bị: Nên lựa chọn máy tính đời mới, thông minh
• Vách ngăn: Như đã nói ở trên, vách ngăn sử dụng chất liệu kính để tạo không gian mở cho văn phòng, đảm bảo tính thẩm mỹ.
• Chất liệu nội thất: Nhựa, gỗ, kim loại, PVC,…
• Bàn ghế: Thiết kế đẹp, đa năng linh hoạt, dễ tháo lắp, di chuyển. Kiểu dáng đơn giản như ghế chân quỳ hoặc ghế xoay

Kết luận 

Trên đây là một số thông tin về văn phòng điện tử mà Nội Thất Vito muốn chia sẻ tới bạn. Hi vọng những thông tin có ích đối với bạn. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp những khúc mắc và tư vấn nhiệt tình nhé. Vito hiện là đơn vị chuyên cung cấp các mẫu nội thất nhập khẩu với giá cả phải chăng mà bạn có thể tham khảo và chọn ngay cho văn phòng của mình!

Nội thất nhập khẩu Vito – Vươn tầm kiến trúc Việt!