Văn phòng đại diện là gì? Hiểu biết của bạn về văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là một trong những cách để doanh nghiệp mang sản phẩm, dịch vụ của mình đến gần hơn với khách hàng. Cùng tìm hiểu ngay văn phòng đại diện là gì cũng như những điều bạn cần biết nhé!

Văn phòng đại diện là gì?

Để mở rộng quy mô doanh nghiệp thì ngoài thành lập các chi nhánh, doanh nghiệp cũng thường có những văn phòng đại diện được đặt khắp nơi ở các tỉnh thành hoặc quận huyện khác nhau. Hiểu đơn giản, văn phòng ở đây chính là một nơi để làm việc, còn đại diện chính là nhân danh của công ty để làm việc với khách hàng, đối tác,… Nhìn chung, theo quy định của luật của Việt Nam thì văn phòng đại diện cũng là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và có nhiệm vụ đại diện cho quyền lợi doanh nghiệp cũng như bảo vệ các lợi ích mà doanh nghiệp có.

Hiện nay, văn phòng đại diện bao gồm: văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước và văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Đặc điểm rõ nét của văn phòng đại diện là gì?

Thứ nhất, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc vào doanh nghiệp. Tên văn phòng mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “văn phòng đại diện”. Tên của văn phòng sẽ được gắn tại trụ sở văn phòng cũng như có mặt trên các giấy tờ, tài liệu, ấn phẩm được phát hành.

Phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện theo sự ủy quyền của công ty mẹ. Theo đó, văn phòng đại diện sẽ không được ký hợp đồng kinh tế với con dấu của văn phòng, không được trực tiếp kinh doanh mà chỉ được ký kết hợp đồng nếu có sự ủy quyền của doanh nghiệp.

Mục đích của văn phòng đại diện là bảo vệ lợi ích cũng như quyền hợp pháp của công ty mẹ. Tùy theo quy mô công ty mà văn phòng có thể đặt trong nước hay ngoài nước.

Cuối cùng, văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài nhưng phải hộp hồ sơ kê khai thuế.

Chức năng cụ thể của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước

• Văn phòng có chức năng liên lạc, trung gian trao đổi, giao dịch giữa công ty mẹ với đối tác.
• Thực hiện nghiên cứu, hỗ trợ, cung cấp thông tin để doanh nghiệp chính tiếp cận thị trường, đối tác và tạo ra nhiều lợi nhuận.
• Đại diện cho doanh nghiệp khiếu kiện các hành vi cạnh tranh không lành mạnh của đối thủ.
• Phát triển ngành nghề kinh doanh theo quy định và báo cáo tình trạng hoạt động với cơ quan có thẩm quyền.
• Điều động nhân viên, tăng cường nhân viên đến các văn phòng khác để hỗ trợ
• Soạn thảo hợp đồng cũng như các văn phòng theo đúng pháp luật để phục vụ văn phòng hoạt động chính xác, chuyên nghiệp.

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

• Văn phòng này được thành lập cũng như được cấp giấy phép hoạt động ở Việt Nam. Chức năng chính của văn phòng này là liên lạc.
• Thực hiện các báo cáo kết quả thực hiện, tài chính, hoạt động kinh doanh,…

Để có thể lập các văn phòng đại diện thì bạn sẽ cần hồ sơ theo quy định của pháp luật Việt Nam cũng như thực hiện đầy đủ trình tự nộp thủ tục thành lập văn phòng đại diện.

Trang trí văn phòng đại diện như thế nào?

Với những kiến thức ở trên, bạn đã hiểu văn phòng đại diện là gì. Tiếp theo đây là hướng dẫn để bạn có thể trang trí văn phòng một cách ấn tượng nhất, phục vụ cho nhu cầu làm việc của nhân viên. Là nơi đại diện cho bộ mặt của cả doanh nghiệp, văn phòng đại diện cũng cần được thiết kế một cách ấn tượng.

Trước hết, văn phòng cần đáp ứng được tiêu chí thẩm mỹ. Một văn phòng đẹp sẽ luôn mạng lại sự hứng khởi cho nhân viên. Một văn phòng thẩm mỹ sẽ được đánh giá trên nhiều yếu tố như đồ sản phẩm, màu sắc, cách sắp xếp, lựa chọn phong cách,… Ở đây, bạn sẽ cần chú ý đến chuyên môn công ty để có thể lựa chọn những yếu tố hợp lý nhất khi trang trí văn phòng.

Thứ hai, văn phòng đại diện cũng phải đảm bảo công năng giống như những văn phòng bình thường. Tại đây vẫn xảy ra những hoạt động như nhân viên đến làm việc, bàn bạc và ký hợp đồng với khách hàng,… Vì thế, không gian làm việc luôn phải chuyên nghiệp và tạo nên sự uy tín giống như công ty mẹ. 

Thứ ba, bạn đừng quên trang trí bảng hiệu công ty ngay sảnh của văn phòng đại diện cũng như thể hiện giá trị văn hóa của doanh nghiệp thông qua các sản phẩm nội thất chỉn chu, chất lượng. Khi bên trong và bên ngoài văn phòng phải có sự kết nối với nhau và tối ưu chi phí.

Kết luận

Hi vọng những thông tin trên đây đã giúp các bạn hiểu rõ hơn văn phòng đại diện là gì cũng như những lưu ý khi trang trí và thiết kế. Để giúp cho việc thiết kế văn phòng trở nên đơn giản, hiệu quả và đạt hiệu quả cao thì bạn đừng quên liên hệ đến một đơn vị cung cấp nội thất uy tín. Tại Hà Nội, nội thất Vito luôn là thương hiệu được khách hàng đánh giá cao. Các sản phẩm của Vito được nhập khẩu và phân phối trên toàn quốc thực sự mang lại những không gian văn phòng hàng đầu.

Nội thất nhập khẩu Vito – Vươn tầm kiến trúc Việt!