Cách quản lý lưu trữ tài liệu chuyên nghiệp và khoa học nhất

Việc quản lý, sắp xếp hồ sơ là một công việc khá quan trọng đối với bất cứ một công ty nào. Cách quản lý lưu trữ tài liệu vừa khoa học vừa chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tránh khỏi những rắc rối về sau khi phải tìm kiếm lại. Cùng Nội thất Vito tìm hiểu ngay về những cách thực hiện công việc này nhé!

Ý nghĩa của việc xây dựng cách quản lý lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp 

Với những công ty mới hoạt động và thậm chí càng hoạt động lâu năm thì càng có nhiều tài liệu phát sinh. Ví dụ dư tài liệu liên quan đến từng dự án, hạng mục kinh doanh, tài liệu về cán bộ, công nhân viên hay những văn bản, tài liệu liên quan đến kế toán,… Mặc dù có thể phân chia theo phòng ban nhưng nếu không có một hệ thống lưu trữ thì việc tìm kiếm lại một tài liệu nào đó khi cần cũng cực kỳ khó khăn.

Vì vậy, các doanh nghiệp hiện nay đều cần có một hệ thống để lưu trữ và bảo quản tài liệu. Hệ thống này phải đáp ứng được yêu cầu là khoa học, bất cứ ai cũng có thể dễ dàng tra cứu và tìm kiếm. 

Những điều cần thiết khi xây dựng và quản lý tài liệu

Trước hết, những công ty có quy mô càng lớn thì lại càng cần có một kho lưu trữ riêng. Nội dung này cho các bạn biết kinh nghiệm để có một kho lưu trữ và cách quản lý lưu trữ tài liệu trong kho như thế nào. Với doanh nghiệp nhỏ, chưa cần kho thì bạn vẫn có thể áp dụng để thực hiện lưu trữ tài liệu cho công ty mình một cách khoa học hơn.

Về công cụ lưu trữ

Bạn nên lựa chọn công cụ lưu trữ phù hợp với các loại tài liệu. Ví dụ như tài liệu kế toán hay tài liệu của một dự án sẽ cần một cặp lưu trữ lớn thay vì một phong bì mỏng, nhỏ. Bên cạnh đó, tất cả các cặp tài liệu lại cần được để trong những tủ hồ sơ có ngăn hoặc được phân chia rõ ràng. Tủ phải có kích thước phù hợp để đặt tài liệu dễ nhìn và dễ lấy nhất.

Về cách sắp xếp

Tiếp theo, bạn cần phải phân loại tài liệu theo danh mục. Mỗi danh mục cần phải rõ ràng và gồm những yếu tố như: thời gian, tên phông lưu trữ, số lượng hay loại hình tài liệu. Mỗi loại tài liệu sẽ được phân loại theo những cách khác nhau. Ví dụ như những tài liệu ít sử dụng thường sẽ được sắp xếp ở cuối hoặc trên cùng, những nơi khó lấy. Những tài liệu thường được sử dụng cần được để ở những vị trí thuận tiện để có thể tìm kiếm nhanh chóng.

Để có cách quản lý lưu trữ tài liệu gọn gàng nhất thì bạn cũng không thể quên sắp xếp công cụ lưu trữ. Ví dụ, những loại giá hồ sơ cố định sẽ được xếp dãy dài trong kho, có khoảng trống ở hai bên để có thể dễ dàng tìm kiếm tài liệu. Với giá di động thì việc sắp xếp tài liệu lên giá cũng thường là những tài liệu tra cứu, trích xuất nhanh.

Quản lý hệ thống tài liệu và công cụ

Trong quá trình sắp xếp và sử dụng tài liệu thì bạn cũng cần phải thường xuyên giải phóng những tài liệu, hồ sơ không còn giá trị, không cần dùng đến để đảm bảo có thể quản lý tốt tài liệu mới. Từ đó, hệ thống tài liệu cũng được sử dụng có hiệu quả hơn.

Một số công cụ giúp bạn có thể lưu trữ tài liệu doanh nghiệp tốt nhất

Tệp hồ sơ

Hay còn gọi là file lưu trữ hồ sơ. Sản phẩm được làm từ chất liệu nhựa hoặc nilon khá bền chắc. Mỗi một tập như vậy có nhiều ngăn. Bạn hoàn toàn có thể dán nhãn ở bìa và gáy giống như một cuốn sách. Tốt nhất, bạn hãy để tất cả những tài liệu liên quan đến cùng một dự án, công việc vào cùng một file hồ sơ.

Tủ đựng tài liệu

Để đảm bảo cách quản lý lưu trữ tài liệu hiệu quả nhất thì bạn cũng không thể thiếu tủ đựng. Tủ có thể là các loại có cánh hoặc không cánh, kích thước tủ từ 2 ngăn, 2 buồng trở lên. Loại tủ này có ưu điểm là thường được sản xuất đa dạng về màu sắc, chất liệu, kích thước, kiểu dáng,… Do đó, bạn có thể lựa chọn sản phẩm ở bất cứ đơn vị nào. Tủ sẽ được sử dụng ngay trong văn phòng nếu doanh nghiệp nhỏ hoặc trong kho lưu trữ.

>> Những mẫu tủ tài liệu không thể bỏ qua: https://vito.vn/tu-van-phong-vito/

Giá để tài liệu

Bạn cũng có thể lựa chọn giá để tài liệu, đặc biệt là các loại giá sắt lỗ V để trang bị cho kho tài liệu của mình. Sản phẩm này có ưu điểm là bền bỉ, chắc chắn và có thể linh hoạt thay đổi số ngăn, tầng, kích thước phù hợp với nhu cầu. Sản phẩm này cũng không mất nhiều thời gian để bảo quản.

Kết luận

Trên đây là hướng dẫn cách quản lý lưu trữ tài liệu phù hợp mà bạn có thể tham khảo. Với những sản phẩm lưu trữ như giá hay tủ, bạn hoàn toàn có thể liên hệ ngay đến thương hiệu Nội thất Vito để được tư vấn.

Nội thất Vito hiện mang đến cho khách hàng Việt rất nhiều mẫu nội thất văn phòng nhập khẩu với giá cả phải chăng, chất lượng được đánh giá cao và đa dạng mẫu mã. Hãy liên hệ ngay để được tham khảo những sản phẩm mới nhất nhé!

Nội thất nhập khẩu Vito – Vươn tầm kiến trúc Việt!